1、写明问题：首先要明确需要说明的问题，例如发票的具体问题或者是客户的特殊要求等。

2、简单明了：说明内容要尽可能简洁，突出重点，语言简练明了，以免给客户或财务部门带来困难和误解。

3、按照规范要求：如果需要在发票上写明情况说明，要遵守税务部门相关规定，按照发票内容和格式要求进行书写。

4、正确性和合法性：所写说明必须真实准确，并符合国家相关法规和税务部门要求，以免后续出现问题影响业务和信誉。

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